Sayfely
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Funktionen

Alles, was ein Büro braucht. Nichts, was es verwirrt.

Kalender, Chat und Konferenz – dazu Aufnahmen mit Transkript, Aufgaben, Umfragen, Suche und ein Assistent, der nur auf deinem Mac läuft. Als native Mac-App, die sofort startet.

Startseite

„Heute“: dein Tag auf einen Blick.

Nächster Termin mit Beitreten-Knopf, die Termine des Tages, deine Aufgaben, offene Einladungen, neue Nachrichten, Umfragen und der Sicherheitsstatus – auf einer Seite.

  • Status-Automatik: „Beschäftigt“ im Termin, „Abwesend“ nach Feierabend – andere sehen nur den Grund, nie den Termintitel.
  • Läuft auch mit geschlossenem Fenster in der Menüleiste weiter, damit Nachrichten, Erinnerungen und Anrufe ankommen.
  • Komplett per Tastatur bedienbar: ⌘0 bis ⌘6 für alle Bereiche.
Seite „Heute“ mit nächstem Termin, Terminen, Aufgaben, Nachrichten, Umfragen und Sicherheitskarte.

Kalender

Ein Termin ist die Akte des Meetings.

Vorher Agenda und Unterlagen, währenddessen der Beitreten-Knopf, nachher Aufnahme, Transkript und Aufgaben – alles an einem Ort.

  • Woche und Monat, Serien, Termine per Maus ziehen und verschieben, ⌘Z zum Rückgängigmachen.
  • Frei/Belegt je Person beim Einladen; „Termin finden“ schlägt Zeiten vor, zu denen alle können.
  • Zusagen, Vielleicht, Absagen – und als Eingeladene eine neue Zeit vorschlagen.
  • „Agenda vorschlagen“ plant passende Punkte zur Dauer, auf deinem Mac.
  • Export als .ics für alle ohne Sayfely.
Termin-Akte mit Beitreten-Knopf, Teilnehmenden und ihren Antworten sowie den Abschnitten Vorher, Umfragen und Nachher.

Erinnerungen

Der Kalender darf nerven.

Damit niemand ein Meeting verpasst, wird Sayfely kurz vor Beginn bewusst lauter:

  • 10 Minuten vorher: Banner und Glockenton.
  • 1 Minute vorher und zum Start: ein schwebendes Fenster über allen Fenstern und Schreibtischen, das bimmelt, bis du „Beitreten“, „Später (2 Min.)“ oder „Schließen“ drückst. Dazu hüpft das Dock-Symbol und das Menüleisten-Symbol blinkt.
Schwebendes Erinnerungsfenster „Beginnt in 1 Minute“ für den Termin „Projekt-Sync Sayfely“ mit den Knöpfen Schließen, Später (2 Min.) und Beitreten.

Chat

Mit jedem schreiben – Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Fokus auf 1:1-Unterhaltungen. Kolleginnen und Kollegen stehen nach Abteilung geordnet – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, alle über den eigenen Server deiner Firma.

  • Dateien per Drag-and-drop, bis 50 MB, verschlüsselt.
  • Antworten, Reaktionen, Bearbeiten und „Für alle zurückziehen“.
  • Zugestellt- und Gelesen-Anzeige – abschaltbar, dann in beide Richtungen.
  • Mit einem Klick auf „Anrufen“ in den Videoanruf.
Chat mit Personenliste und Unterhaltung, im Kopf der Hinweis „Ende-zu-Ende verschlüsselt“ und der Knopf Anrufen.

Sicherheitscode

Prüfen, dass wirklich die richtige Person antwortet.

Jede Unterhaltung hat einen Sicherheitscode aus 16 Ziffern, abgeleitet aus den Schlüsseln beider Seiten. Am Telefon oder persönlich verglichen, wird der Kontakt als „Verifiziert“ markiert. Ändert sich der Code, warnt Sayfely.

Sinnvoll für Vertrauliches – etwa bei Personal- oder Vertragsthemen.

Sicherheitscode mit Anna Berg: 16 Ziffern in vier Gruppen mit den Knöpfen Später, Stimmen nicht überein und Stimmen überein.

„Ich“ & Assistent

Ein Assistent, der nur auf deinem Mac lebt.

Ganz oben im Chat steht „Ich“: dein Status, Notizen an dich selbst und der Sayfely-Assistent. Er kennt deine Termine, Aufgaben, Chats und Aufnahmen und beantwortet Fragen wie „Was steht heute an?“ oder „Worum ging es in der letzten Besprechung?“.

  • Läuft mit Apple Intelligence auf deinem Mac – nichts geht an den Server oder ins Internet.
  • Schickt nie selbst etwas: Nachrichten-Entwürfe brauchen „Senden“, Aufgaben brauchen „Anlegen“.
  • Der Verlauf liegt verschlüsselt auf deinem Mac.
„Ich · Notizen & Sayfely-Assistent“ mit dem Hinweis „nur auf diesem Mac“ und Vorschlägen wie „Was steht heute an?“.

Konferenz

Video mit allen. Ohne Ablenkung.

Bild und Ton laufen Ende-zu-Ende verschlüsselt über den Konferenz-Server, den dein Sayfely Server gleich mitbringt. Die laufende Konferenz ist dunkel und ruhig – und bewusst ohne Chat.

  • Bildschirm, App oder einzelnes Fenster teilen.
  • Hand heben – alle sehen gelb, wer sich meldet.
  • Vorschau von Kamera und Mikrofon, bevor etwas gesendet wird; macOS-Video-Effekte inklusive.
  • Live-Transkript: Jede Person spricht und liest in ihrer Sprache, übersetzt wird nur zum Lesen auf dem eigenen Mac.

Geplant für 2.0 Gäste im Browser: Partner und Kunden bekommen einen Link und sind mit Ton und Video in der Konferenz – ohne Installation.

Konferenzbereich mit Sofort-Konferenz und den Videokonferenzen des Tages.

Sofort-Konferenz

Es klingelt – wie bei einem Telefonat.

Personen auswählen, „anrufen“ – bei ihnen erscheint ein eigenes Anruf-Fenster über allen anderen Fenstern, mit Klingelton und hüpfendem Dock-Symbol. Annehmen oder Ablehnen; nach 30 Sekunden ohne Antwort gilt der Anruf als verpasst.

Mit „Ganze Abteilung“ rufst du alle an, die gerade erreichbar sind.

Eingehende Sofort-Konferenz mit Name des Anrufenden, Countdown bis „Verpasst“ und den Knöpfen Ablehnen und Annehmen.

Aufnahmen

Eine Stunde Meeting in wenigen Minuten.

„Das Wichtigste“ zeigt oben Kernpunkte und wichtige Stellen. „Nur das Wichtige abspielen“ spielt genau diese nacheinander ab. Darunter: Video, Abspieler mit allen Sprechern und das Gespräch als Transkript.

  • Nur mit Einwilligung: Die Aufnahme startet erst, wenn alle Anwesenden geantwortet haben. Wer ablehnt, wird nicht aufgenommen – weder Ton noch Bild noch Transkript.
  • Exakte Sprecher: Jede Stimme wird einzeln auf dem Mac transkribiert.
  • Auswertung: Zusammenfassung, abgehakte Agenda, Kapitel, Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen – und „Frag die Besprechung“.
  • Export: als Film, Ton oder Transkript inklusive Einwilligungsprotokoll.
Aufnahme-Detail mit „Das Wichtigste“, „Nur das Wichtige abspielen“, Video, Abspieler und Gespräch.

Aufgaben

Aufgaben – direkt aus dem Meeting.

Dir selbst oder Kolleginnen und Kollegen etwas mit Frist geben, gern direkt aus der Auswertung einer Aufnahme. Reiter „Für mich“, „Vergeben“ und „Erledigt“; um 9 Uhr am Fälligkeitstag erinnert Sayfely. Der Server sieht nur Person und Frist.

Aufgabenliste mit den Reitern Für mich, Vergeben und Erledigt; überfällige Aufgaben rot, heute fällige orange.

Umfragen

Das Team schnell etwas fragen.

Entweder-oder, Mehrfachauswahl, Sterne-Bewertung oder Terminfindung. Das Besondere: Das Ergebnis sehen alle erst am Ende und gleichzeitig – niemand wird vorher beeinflusst. Wahlweise anonym.

Umfragen: links die Liste in Abstimmen, Ergebnis kommt und Ergebnisse, rechts eine geöffnete Umfrage.

Suche

⌘K – ein Feld für alles.

Personen, Nachrichten, Termine, Unterlagen, Aufnahmen und Transkripte, Umfragen und Aufgaben. Ein Treffer führt direkt an die richtige Stelle.

Die Suche läuft nur auf deinem Mac über das, was er schon entschlüsselt hat. Der Server sieht nie, wonach du suchst.

Suche mit Treffern nach Art gruppiert und dem Hinweis „Nur auf diesem Mac durchsucht – der Server sieht keine Suchbegriffe“.

Mitteilungen

Jeder Bereich meldet sich so laut, wie er muss.

Statt dass alles gleich laut piept: Chat dezent, Kalender eindringlich, Anrufe wie ein Telefon. Fokus-Modi wie „Nicht stören“ werden respektiert.

Chat – dezent, aber unübersehbar

Kurzer, leiser Ton (abschaltbar). Auch ohne Ton immer sichtbar: Zahl am Dock, in der Menüleiste und am Chat-Eintrag. Banner standardmäßig nur „Neue Nachricht von …“ – ohne Text.

Kalender – darf nerven

Banner und Glocke 10 Minuten vorher, schwebendes Erinnerungsfenster mit Bimmeln ab 1 Minute vorher. Einladungen und Änderungen als normales Banner.

Konferenz – klingelt

Eigenes Anruf-Fenster mit Annehmen und Ablehnen, nach 30 Sekunden „Verpasst“. Pro Bereich einstellbar: Ton, Tonauswahl, Lautstärke.

Für die IT

Sayfely Server: ein Fenster für alles.

Der Server ist eine ganz normale Mac-App. Sie bringt PostgreSQL und den Konferenz-Server LiveKit mit, läuft als Hintergrunddienst weiter, wenn das Fenster zu ist, und startet nach einem Neustart von selbst.

Sayfely Server, Übersicht: Zustand der Dienste Datenbank, Konferenzen und Sayfely Server, Verkehr, Anmeldung für Kolleginnen und Kollegen, Personen, Sicherheit und Betrieb.
Die Übersicht der Server-App: Dienste, Verkehr, Personen, Sicherheit und Sicherung.

Freigaben mit Prüfwörtern

Beitrittsanfragen erscheinen in der Server-App und bei allen Admins in der Sayfely-App – freigeben, wenn die drei Wörter stimmen.

Updates vom eigenen Server

Nur die Server-App wird aktualisiert. Die Mac-Apps im Büro holen ihr Update danach selbst – geprüft auf Signatur und Apple-Beglaubigung.

Sicherung jede Nacht

Verschlüsselte Sicherung um 2:00 Uhr auf eine externe Platte oder ein Netzlaufwerk, die letzten 14 bleiben. Umzug auf einen neuen Mac inklusive.

Löschfristen für Aufnahmen

Getrennt für Film, Ton und Transkript – von 7 Tagen bis unbegrenzt. Der Server löscht selbst, die Apps folgen.

Diagnose ohne Inhalte

Fehlerberichte der Apps, Diagnosepaket und Verkehrsstatistik – nie Nachrichten, Termintexte, Dateinamen oder Schlüssel. Mit eingebautem Belastungstest.

Sicherheitsereignisse

Fehlversuche, neue Geräte, falsche Einladungscodes und Zertifikatsänderungen – protokolliert und den Betroffenen live gemeldet.

Für Firmen mit eigenem Linux-Server gibt es den Sayfely Server zusätzlich als Docker-Paket – der Weg für Fachleute, ohne Server-App. Mehr im Handbuch für Admins.

Probier es mit deinem Team aus.

Bis 3 Personen kostenlos, mit allen Funktionen – Sicherheit, Aufnahme, Transkript und Assistent werden nie abgespeckt.

Kostenlos starten Handbuch für Anwender